¿Cómo elaborar un plan de ventas y operaciones (S&OP)?

El Sales and Operation Planning  (S&OP) tiene como objetivo alinear estrategias e información en las áreas de producción -o aprovisionamiento-, ventas y finanzas.

Para lograr el balance ideal entre la demanda y el suministro, es importante adoptar un S&OP, un proceso que combina la planeación de ventas y operaciones y permite que todos los departamentos actúen bajo un solo escenario que establezca estrategias comunes, en lugar de distintos procesos de forma aislada. 

El S&OP depende del tipo de organización, ya que está sujeto a las condiciones en las que la misma opera. Sin embargo, sí es posible fijar un hilo conductor y establecer áreas de entendimiento y consolidación.

¿Cómo es el proceso de S&OP?

Para ejecutar de forma eficiente el S&OP en toda la organización, se requiere de una serie de reuniones que tienen como objetivo llegar a un consenso sobre los planes de demanda y producción.

1.    Revisión del escenario actual.

En esta reunión se lleva a cabo cualquier cambio organizacional que pueda afectar al suministro o a la demanda. Su objetivo principal es proveer de información relacionada con el producto que puede implicar cambios sobre datos anteriores.

2.    Evaluación de los niveles de demanda.

Una vez que se han obtenido las previsiones que el sistema de planificación haya facilitado de acuerdo con los históricos de ventas y otras consideraciones estadísticas, se acuerdan los datos de la demanda prevista. También se revisan las variaciones entre la demanda real y las previsiones calculadas (fiabilidad de la demanda prevista).

3.    Evaluación de las capacidades del suministro.

Aquí se analizan e identifican posibles dificultades para llevar a cabo el plan de producción. Si la capacidad no se ajusta a los planes de demanda previstos, se podría alterar la producción para encontrar soluciones que permitan generar lo que está previsto vender.

4.    Reconciliación de los planes de demanda, suministro y finanzas.

En esta reunión se identifican los potenciales riesgos o costos implicados si ocurren desviaciones importantes en el plan de producción.

También se lleva a cabo la revisión financiera, en la que se analiza el plan de demanda en unidades monetarias, así como cualquier alternativa en el plan de producción; se valida también su impacto y viabilidad económica.

De igual manera, se concluyen las proyecciones sobre ingresos, beneficios, cash flow o necesidades extraordinarias de capital para alcanzar posibles objetivos acordados.

5.    Pre-reunión

En esta junta se reúnen los responsables de finanzas, operaciones, cadena de suministro , marketing y todas aquellas áreas involucradas en el proceso de S&OP, para validar todos los datos analizados en fases posteriores e incluirlos dentro del cuadro general de seguimiento. Al final, se presentan estos datos al comité ejecutivo, que les dará validez.

6.    Reunión ejecutiva

Esta reunión ejecutiva tiene lugar de forma mensual y está compuesta por los principales responsables de la organización (CEO, Director de Ventas, Marketing, Operaciones, Supply Chain, Finanzas); su propósito es proporcionar al nivel ejecutivo los temas más relevantes analizados en las fases anteriores, para identificar posibles cambios sobre los objetivos previstos:

• Se revisa si el plan cumple el objetivo previsto.
• Se toman decisiones financieras importantes.
• De no alcanzar los objetivos previstos, se analizan posibles alternativas.
• Se evalúan riesgos y oportunidades.
• Se valida el S&OP hasta la siguiente revisión.

Implementación del S&OP

Si no existe una comunicación fluida entre departamentos, implementar un proceso de S&OP en una organización puede suponer todo un reto.

Aunque dentro de las empresas cada área, regularmente, actúa bajo sus propios planes, controla su propia información y determina sus propias acciones sin tener en cuenta a los otros departamentos, debe existir un solo proyecto que unifique los planes de las principales áreas implicadas.

Ventajas de implementar S&OP

1. Las reuniones representan la posibilidad de ser proactivo frente a los desafíos futuros de cualquier organización, aportando conocimientos e ideas.
2. Representa una planificación definitiva a corto y mediano plazo, con un horizonte temporal entre 12 y 18 meses, lo que permite a toda la organización evitar actuaciones aisladas.
3. Aporta a toda la organización un proyecto que unifica al resto de los planes empresariales.
4. Integra las acciones operacionales de la empresa con la visión del cliente expresada a través de marketing y ventas. Generalmente existe una tensión entre las necesidades del cliente y la cadena de suministro, forzada a reducir ciclos de tiempo, reducciones de inventario y una serie de acciones que tienen como objetivo incrementar la productividad. A través del S&OP se mantiene una perspectiva conjunta, generando una atmósfera de desarrollo y creatividad.

Es importante recalcar que un plan de demanda nunca será exacto, ya que nadie puede predecir lo que sucederá en el futuro. No obstante, el objetivo de esta planeación se centra en disminuir la desviación contra la realidad, al analizar información que ayude a generar planes de acción que nos acerquen a satisfacer las exigencias de los clientes de manera rentable y a tiempo. 

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